좋습니다, 여러분! 일타강사 저스틴입니다. 오늘 우리가 함께 살펴볼 내용은 Jeff Su님의 유튜브 영상 “This Simple File Management System Changed My Life!”를 바탕으로 한 파일 관리 시스템입니다. 파일 관리에 어려움을 겪고 계신 분들, 주목하세요! 이 강의를 통해 여러분의 디지털 라이프를 혁신적으로 바꿔줄 파일 관리 비법을 전수해 드리겠습니다.

강의 목표: 이 강의를 통해 여러분은 효과적인 파일 관리 시스템을 구축하고, 생산성을 향상시키는 방법을 배우게 됩니다. Jeff Su님이 제시하는 5가지 핵심 팁을 중심으로, 파일 정리의 ‘폼(form)’과 ‘기능(function)’ 사이의 건강한 균형을 찾는 방법을 알아볼 것입니다.

강의 흐름:

다양한 파일 관리 시스템 (0:00-0:40): 효과적인 파일 관리 시스템의 중요성
파일 정리 방법 (0:40-2:47): 폴더 구조, 레벨 제한, 폴더 이름 규칙
파일 이름 규칙 (2:47-4:36): 날짜 기반 이름 규칙, 알파벳 정렬, 키워드 활용
디지털 & 물리적 정리 (4:36-5:19): 디지털 정리와 함께 물리적 공간 정리의 중요성
팁 1 – 사용하는 위치를 기준으로 정리 (5:19-5:50): 파일을 찾은 위치가 아닌 사용하는 위치를 기준으로 정리
팁 2 – 파일 관리 프로그램의 기본 기능 활용 (5:50-6:36): 검색 연산자, 필터 칩 활용
팁 3 – 파일에 키워드 추가 (6:36-7:31): 파일 이름 변경 권한이 없을 때 유용한 팁
팁 4 – 중요 파일에 별표 또는 플래그 표시 (7:31-8:01): 우선순위 설정
팁 5 – 바로가기 활용 시점 파악 (8:01-9:03): 사본 만들기, 바로가기 추가, 아무것도 하지 않기
파일 관리 규칙 (9:03-9:23): 과도한 최적화 지양, 일관성 유지

자, 그럼 하나씩 자세히 살펴볼까요?

1. 다양한 파일 관리 시스템 (0:00-0:40) 🎭

Jeff Su님은 과거 파일 관리에 어려움을 겪었던 경험을 공유하며, 효과적인 파일 관리 시스템의 중요성을 강조합니다. (0:00-0:03) “브로, 그냥 검색하면 돼!”라는 무질서한 방식부터, 복잡한 “Johnny Decimal System”까지 다양한 시도를 거쳐, 그는 정리 정돈의 ‘폼(form)’과 검색 용이성의 ‘기능(function)’ 사이의 균형이 중요하다는 결론을 내립니다. (0:18-0:26)

2. 파일 정리 방법 (0:40-2:47) 🏛️

Jeff Su님은 자신만의 파일 정리 프레임워크를 소개합니다.

폴더 레벨 제한: 폴더 레벨을 최대 5단계로 제한합니다. (0:41-0:47) 6단계는 파일만 위치할 수 있습니다. 너무 깊은 폴더 구조는 오히려 혼란을 야기할 수 있기 때문입니다.
폴더 수 제한: 각 레벨은 최대 99개의 폴더를 가질 수 있습니다. (0:47-0:54)
폴더 이름 규칙: 자주 사용하는 폴더는 숫자를 낮게 설정하여 상단에 배치하고, “99”번 폴더는 “보관” 폴더로 활용합니다. (1:15-1:35)
Quick Share 폴더: 임시 공유 폴더를 만들어, 민감한 정보를 보호하고, 원본 폴더를 깔끔하게 유지합니다. (1:50-2:34)
백업 폴더: 파일 백업을 용이하게 합니다. (2:34-2:39)

3. 파일 이름 규칙 (2:47-4:36) 🎵

파일 이름 규칙은 파일 검색의 효율성을 높이는 데 중요한 역할을 합니다. Jeff Su님은 두 가지 방법, 날짜 기반 이름 규칙과 알파벳 정렬을 소개합니다. (2:50-2:54)

날짜 기반 이름 규칙: 파일의 중요도와 검색 빈도에 따라 연도, 분기, 월, 일까지 세분화하여 날짜를 포함합니다. (2:56-3:18)
- 예: 2025 예산 스프레드시트, 2025 Q1 분기별 사업 검토, 2025년 5월 월간 발표
알파벳 정렬: 시간과 관련이 없거나, 중요도가 동일한 파일은 알파벳 순서로 정렬합니다. (3:53-3:59) 일관성 있는 이름 규칙을 적용하여 검색 가능성을 높이는 것이 중요합니다.
키워드 활용: 파일 이름에 “doc”, “회의록”, “작업”, “브리핑”, “슬라이드”, “양식” 등의 키워드를 포함합니다. (4:05-4:11)

4. 디지털 & 물리적 정리 (4:36-5:19) 💥

디지털 공간을 정리하는 것과 더불어, 물리적 공간을 정리하는 것도 생산성 향상에 도움이 됩니다. Jeff Su님은 Oakywood 제품을 예시로 들어, 깔끔한 책상 환경이 디지털 작업 효율성을 높일 수 있음을 설명합니다. (4:36-5:18)

5. 팁 1 – 사용하는 위치를 기준으로 정리 (5:19-5:50) 🔄

David Allen의 조언을 인용하여, 파일을 찾은 위치가 아닌 사용하는 위치를 기준으로 정리해야 한다고 강조합니다. (5:21-5:26) 예를 들어, 여러 프로젝트 관련 회의록을 별도 폴더에 모아두는 대신, 각 프로젝트 폴더 안에 회의록을 저장하는 것이 효율적입니다.

6. 팁 2 – 파일 관리 프로그램의 기본 기능 활용 (5:50-6:36) 📱

Google Drive의 검색 연산자, 필터 칩, “나와 공유된 파일” 기능 등 파일 관리 프로그램이 제공하는 기본 기능을 적극적으로 활용합니다. (5:52-6:23) Mac 사용자는 Alfred, Raycast 등의 앱을 활용하여 파일 검색 속도를 향상시킬 수 있습니다. (6:23-6:34)

7. 팁 3 – 파일에 키워드 추가 (6:36-7:31) 🔍

파일 이름 변경 권한이 없는 공유 폴더의 경우, 파일 설명 필드에 키워드를 추가하여 검색 효율성을 높입니다. (6:38-6:51) Mac 사용자는 “command + i” 단축키를 사용하여 파일 정보창을 열고, 코멘트 필드에 키워드를 추가할 수 있습니다. (7:16-7:27)

8. 팁 4 – 중요 파일에 별표 또는 플래그 표시 (7:31-8:01) ❤️

중요 파일에 별표 또는 플래그를 표시하여, 빠르게 접근할 수 있도록 합니다. (7:33-7:41) Jeff Su님은 매일 사용하는 파일, 휴대폰에서 빠르게 접근해야 하는 파일, 최대 5개 이하의 파일에만 별표를 표시하는 규칙을 제시합니다. (7:45-7:58)

9. 팁 5 – 바로가기 활용 시점 파악 (8:01-9:03) 🔄

공유 폴더에 있는 파일을 활용할 때, 사본 만들기, 바로가기 추가, 아무것도 하지 않기 중 적절한 액션을 선택해야 합니다. (8:05-8:17) Jeff Su님은 바로가기 추가를 적극적으로 활용할 것을 권장합니다. 바로가기를 사용하면 원본 파일의 위치에 영향을 주지 않으면서, 자신만의 파일 관리 시스템에 따라 파일을 정리할 수 있습니다. (8:37-9:03)